برنامج الأرشفة الإلكترونية

تبرز الجامعات كواحدة من المؤسسات التى تحرص على ممارسة الإدارة العلمية بالاعتماد على المعلومات والحقائق المسجلة التى تساعد في اتخاذ القرارات. ومنها جامعة الإستقلال التى تضم كمّاً هائلاً من الوثائق الإدارية التى تعكس ضخامة  وأهمية حجم الأعمال التى تقوم بها, و التي يعتمد عليها فى إدارة الشؤون التعليمية والبحثية وتطويرها. لذلك كان من  الضروري اتباع الأساليب العلمية الحديثة والاستفادة منها فى الضبط الأرشيفي لوثائقها لزيادة فاعليتها.

 

تبنّت إدارة مركز الحاسوب مشروع بناء نظام إلكتروني موحد للمراسلات الإدارية في جامعة الاستقلال, وذللك من خلال تطوير منصة إلكترونية تشمل جميع الجهات الإدارية من أجل إعداد المراسلات والوثائق وتبادلها و حفظها واسترجاعها بسهولة و فعالية.

 

أساليب الأرشفة المتّبعة 

---

تشكل إدارة الوثائق و الأرشفة عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحوكمة المعلومات, حيث أن إدارة هذه المستندات من حيث أرشفتها ومتابعتها وصيانتها والمحافظة على سريّتها و ضياعها أو تلفها هو أمر بالغ الأهمية.

اعتمدت جامعة الاستقلال على عدة طرق لتحقيق عمليات الأرشفة المطلوبة:

• الأرشفة الورقية التقليدية
  واجهت الجامعة العديد من التحديات في عملية الأرشفة الورقية كـأحجام البيانات المتزايدة، و متطلبات الامتثال للأنظمة, و قيود الميزانية و مشاكل عديدة منها:

1. الوقت و الجهد و التكلفة المرتفعة لإنجاز العمل الورقي التقليدي.

2. صعوبة استرجاع الوثائق و ما بها من معلومات.

3. نسبة تعرضه للتلف من جراء العوامل الجوية المحيطة كبير جداً مثل المياه أو الحرارة أو كثرة الاستخدام.

4. يحتاج الى مساحات كبيرة كالرفوف والخزائن مما يؤدي إلى هدر في المال والوقت.

5. عملية المحافظة على سرية الوثائق صعبة و مكلفة.

 

• أرشفة إلكترونية محدودة خاصة
  اعتمدت الجامعة لفترة مؤقتة على برنامج أرشيف إلكتروني جاهز بإمكانيات محدودة للعمل عليه من قبل إدارات معينة بشكل خاص كالنائب الإداري و شؤون الموظفين. و تبيّن عدم صلاحية أداء النظام و عدم مناسبته لمتطلبات الأرشفة الإلكترونية و ذلك لكثرة المشاكل و الأخطاء البرمجية و عدم توفر الدعم الفني اللازم لتحسين أداءه.

 

• تخزين الملفات بمجلدات على أجهزة الحاسوب
  نظام يدوي في تخزين الملفات و الاحتفاظ بها, يتم بمسح الوثائق باستعمال الماسح الضوئي و تخزين الصور الرقمية بمجلدات ضمن تصنيفات خاصة يتم الاحتفاظ بها على أجهزة الموظفين. و الذي يتطلب وقت و مجهود في ترتيب الملفات و الوصول إليها.

 

اشتركت الأساليب الثلاثة بعدة مشاكل و سلبيات أهمها:

1. عدم توفر حل فعال مجدي لعملية الأرشفة لاعتماده و توحيد استعماله في دوائر الجامعة.

2. البحث وحيد المدخل و عدم القدرة على البحث متعدد المداخل.

3. صعوبة إرسال و نقل الوثائق بين الجهات المعنية.

4. صعوبة إطلاع أكثر من موظف على المعاملة نفسها في الوقت نفسه.

5. عدم توحيد و تقنين أسلوب العمل في معالجة البريد الوارد و الصادر و المتابعة بين وحدات الجامعة المختلفة الممتثلة في الكليات و العمادات المساندة والمراكز البحثية و العلمية والإدارات.  

6. كفاءة متدنية في أداء الأعمال.

 

نظام الأرشيف الإلكتروني 

---

 

النظام المقترح 

يسعى مركز الحاسوب للاستفادة من التكنولوجيا و التقنيات الجديدة للوصول إلى البيئة اللاورقية و ضمان الاحتفاظ بالوثائق و ما تحويه من معلومات من خلال تطوير نظام يقدم حلول متقدمة ومتكاملة لمعالجة متطلبات الإتصالات الإدارية بطريقة حديثة ومرنة تناسب طبيعة العمل. 

 

يحقق نظام الأرشفة الإلكتروني المقترح الإدارة الناجحة للمراسلات بحيث يتم حفظ و إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية من خلال منظومة مركزية يمكن من خلالها إدارة و تتبع دورة المراسلات كاملة بدءاً من إنشائها، ومروراً بعمليات التجميع والمعالجة والأرشفة والاسترجاع والتتبع وإنشاء التقارير، وحتى الى إتلافها ومسحها من النظام.

يتم أرشفة و تجميع وتخزين الوثائق بغض النظر عن طبيعتها و تحديد جهات المراسلة و تصنيف الوثائق  بصورة سريعة في منصة مركزية آمنه مع مراعات وجود مستويات متعددة من صلاحيات الوصول الممنوحة للجهات المختلفة، إضافة إلى إمكانية الوصول و استرجاع الملفات في أي وقت ومن أي جهاز بشكل فوري و سريع.

 

الأهداف   

أهداف الأرشفة الإلكترونية:

1. تقليص المساحات المستهلكة لتخزين الملفات الورقية.

2. حفظ الوثائق و المراسلات مع تأمين كامل من التلف أو الضياع أو النسيان.

3. تقليل الوقت و الجهد المستهلك في البحث عن الملفات  واسترجاع الوثائق المطلوبة.

4. تسجيل المراسلات الصادرة والواردة و التعاميم إلكترونياً.

5. سهولة تبادل الوثائق داخل دوائر وأقسام الجامعة.

6. إتاحة الوثائق للإطلاع عليها من قبل الجهات المخوّلة في نفس الوقت.

7. المحافظة على سريّة وخصوصية بيانات الوثائق و ذلك عن طريق نظام صلاحيات الوصول للملفات.

8. تطوير بيئة العمل و استكمال الطريق نحو مفهوم الجامعة الإلكترونية.

9. نقل و ترحيل  كافة الملفات و الوثائق المؤرشفة بالطرق المختلفة السابق ذكرها للنظام الجديد و استكمال العمل عليه.

 

المرحلة الأولى و التطويرات

تم بدء العمل على النظام بتطوير و برمجة تطبيق ويب يلبي كافة احتياجات و متطلبات عملية الأرشفة الإلكترونية, بدون استحداث مشاكل أو أخطاء بل العمل على تسهيل الآلية و التأكد من بساطة الواجهات و استخدامها.
 

تكمن أولى و أهم التحديات في تنفيذ نظام أرشيف إلكتروني جديد بعملية نقل الملفات و الوثائق المؤرشفة سابقاً من خلال البرنامج القديم أو بالمجلدات و ترحيلها لقاعدة بيانات النظام الجديد.
 

• تجاوز عدد الملفات المطلوب نقلها 13,000 مراسلة, تم نقلها بالاعتماد على نمط تسمية الملفات المتمثلة ب تاريخ يوم أرشفة الملف و عنوان المراسلة, و استعمال هذه البيانات في إدخال الملفات ضمن تصنيفات بمسميات المجلدات التي تحوي الوثائق.

• استخراج أرشيف المراسلات من قاعدة بيانات النظام السابق و محاكاتها بما تتطلب قاعدة بيانات النظام الجديدة و نقلها.

تم تشغيل النسخة الأولى من البرنامج بشكل منفصل, بحيث يتم إنشاء برنامج أرشيف إلكتروني خاص بكل جهة للعمل عليه و أرشفة المراسلات بقاعدة بيانات خاصة بالجهة.

بعد مرحلة التشغيل الأولى, تم الإلتفات لضرورة تمكين إرسال و استقبال المراسلات بشكل فوري عن طريق النظام و عدم الاعتماد على نقلها بشكل يدوي لما يتطلب ذلك من وقت وجهد و التعرض للفقدان و التلف. 

يتطلب تحقيق ذلك وجود ترابط بين برامج الأرشفة لجميع الجهات كونهم منفصلين بشكل غير مركزي, و مع تزايد عدد الجهات التي تعمل على البرنامج و بالتالي تعدد البرامج المنفصلة تبين عدم كفاءة و فعالية الشكل الحالي للبرنامج. فاستدعت الحاجة لتطوير البرنامج و العمل على هيكيلية مركزية تشمل جميع الجهات من خلال برنامج إلكتروني واحد. 

فتم العمل تطوير نظام أرشيف موحد ضمن برنامج واحد و قاعدة بيانات مركزية بصلاحيات متعددة و جهات تراسل معتمدة يلبي كافة احتياجات عملية الأرشفة بفعالية و كفاءة عالية.
 

سمات و مميزات النظام 

1. المسح الضوئى للوثائق والمستندات و إرفاقها.

2. البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم و الهيكلي لإستعادة المعلومات و طباعة النتائج.

3. العمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - المحفوظات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل دائرة.

4. توجيه المراسلات بشكل مباشر للدوائر عبر النظام كبريد وادر مباشر.

5. توزيع القرارات (التعاميم) على إدارات المنظمة و مستخدميها.

6. إمكانية تصنيف وتنظيم وفهرسة الوثائق و تمييزها بألوان مختلفة.

7. نظام متكامل مع دعم جميع صيغ وأنواع الملفات والصور باختلافها.

8. إمكانية التعليق على الوثائق و إضافة الملاحظات.

9. ربط الوثائق و المعاملات بالموظف صاحب العلاقة لتسهيل إجراءات متابعة الملف لاحقاً.

10. الأداء والمتابعة 
     إصدار تقارير دقيقة عن استخدام النظام تتضمن تقارير الأداء للموظفين و بيانات تصف عمل المستخدم  و تقارير  بأنواع المراسلات بتفاصيلها.

11. ​الخصوصية و السرية

• تحديد مستويات للمستخدمين من خلال إدارة الصلاحيات.

• الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا المستخدم المصرح له بذلك.

• سجل بكافة الحركات و العمليات التي يقوم بها المستخدم بما فيها أي محاولات ممنوعة للوصول لملفات بدون الصلاحيات المطلوبة.

• تشفير أسماء الملفات و استعمال روابط للملفات لا تدل على مكان تخزين الملفات على السيرفر لحماية الوصول إليها.

12. الأمن والحماية

• الوصول للنظام من خلال الشبكة الداخلية للجامعة.

• تفعيل ال SSL على الشبكة لضمان أمان تناقل المعلومات و تشفيرها.

• قيود على عمليات الإدخال والإسترجاع .

• المرونة العالية في ادارة النظام من خلال عمليات النسخ الاحتياطية (Backup) واسترجاع البيانات (Recovery) عند الحاجة.

• إعداد نسخ احتياطية ذاتيّة للنظام بشكل دوري لضمان الحفاظ على جميع الملفات و الوثائق.

• دعم استرجاع الملفات المحذوفة.

13. المركزية و التكامل مع النظم الأخرى

• نظام مركزي موحّد لجميع أنظمة الأرشيف الخاصة بكافة الأقسام و الدوائر.

• التكامل والإندماج مع الأنظمة الأخرى التي تستخدمها المؤسسة إذا تطلب الأمر، على سبيل المثال برامج الدعم الفني و شؤون الموظفين.

 

احتياجات المشروع

1. تطوير تطبيق ويب إلكتروني ليعمل على كافة أنواع الأجهزة يمكن الوصول له من خلال الشبكة الداخلية للجامعة.

2. توفير الماسحات الضوئية (Scanners)  لتحويل الوثيقة الورقية إلى ملف إلكتروني من خلال القيام بمسح الأوراق وتحويلها إلى صورة رقمية و تخزينها. 

3. تدريب الموظفين والكوادر لاستخدام وإدارة النظام.

 

عملية الأرشفة الإلكترونية

---

مدخلات و مخرجات النظام

• المدخلات
  تتمثل المدخلات فى صور الوثائق والبيانات الخاصة بها والتى يتم الحصول عليها من:-
   -واقع أصول الوثائق التي تسم مسحها باستعمال الماسح الضوئي.
  -  أو استيرادها من ملفات الحاسب الآلى المختلفة وبرامج Microsoft Office

• المخرجات
  صور رقمية للوثائق و الملفات تابعة لجهات المراسلة ضمن تصنيفات مختلفة.

 

  آلية العمل

• عمليات الإدخال
  يتم  يتم مسح الوثيقة بواسطة الماسح الضوئي و تخزينها بالمجلد الخاص بها.
  إضافة ملف الوثيقة لنظام الأرشفة و تحديد نوع الوثيقة (صادر, وارد, حفظ, وارد مباشر) و سواء كانت مراسلة داخلية أم خارجية بالإضافة لتحديد الجهة المرسل إليها سواء جهة معتمدة أو جهة يتم إدخالها, و الموظف المتعلق بالملف في حال وجوده لمتابعتها لاحقاُ.

• الفهرسة و التصنيف
  إمكانية إنشاء تصنيفات للمراسلات و تمييزها بألوان مختلفة لتسهيل ترتيب المراسلات و سرعة إيجادها.
  تصنيف المراسلات حسب الجهة المرسل إليها و عرض جميع المراسلات  الخاصة بجهة معينة.

• البحث و الاسترجاع
  البحث البسيط أو ما يعرف بالبحث الحر فى عنوان المراسلات.
  البحث المتقدم, ويتيح إمكانية البحث باسم الجهة والتاريخ والموضوع.

• المراسلات و التقارير
  عرض كافة المراسلات و الوثائق المؤرشفة بكافة التفاصيل.
  عرض ملفات المراسلات ضمن الصلاحيات المعطاة.
  إصدار تقارير بالمراسلات تشمل جميع تفاصيل المراسلة.

للدخول لبرنامج الارشفة الالكترونية