عُرفً مركز الحاسوب خلال سنوات عمله بالتميز والإبداع والقدرة على مجابهة جميع التحديات واجتياز مراحل مهمة وتحقيق إنجازات ذات تأثير كبير تعمل على الاستمرار بالتقدم خطوة بعد خطوة يداً بيد جامعة الاستقلال.
وعلى الرغم من صعوبة الظروف الحالية ومحدوديتها، لم يغير ذلك شيئاً، واستمر بريق مركز الحاسوب لامعاً كما عهدناه حتى في ظل أحلك الأوضاع وأصعبها.
البداية
كانت رؤية مركز الحاسوب واضحة منذ إقرار الجامعة للتوجه نحو التعليم عن بعد كبديل في ظل الوضع الراهن. حيث أكدنا على أهمية هذه القرار ودعمنا التوجه نحو التعليم الإلكتروني موقنين بإمكانياتنا والتزاماً منا بواجباتنا ومراهنين على خبراتنا ورؤيتنا الحكيمة في إمكانية تحقيق ذلك بأفضل الطرق.
وعلى الرغم من كثرة المعارضين ومحاولات ردع هذا التوجه، لم يتوانى مركز الحاسوب في قيادة عملية التعليم الإلكتروني بإيمان مطلق وثقة عمياء بقدرته على إنجاحها.
التحليل والتخطيط
بدأت الخطوة الأولى لعمل مركز الحاسوب بتحليل احتياجات الجامعة من عناصر التعليم الإلكتروني، ودراسة كافة الخيارات والحلول المتوفرة واختيار الأنسب والأفضل منها.
لم يكن اختيار الأنظمة ومنصات التعليم عشوائياً أو بسيطاً، بل تم إجراء عمليات مقارنة وتحليل لخصائص ومميزات البرامج المختلفة والأخذ بعين الاعتبار احتياج ومستوى طاقم الجامعة في تجربتها الأولى في عملية التعليم الإلكتروني.
كمخرجات من هذه المرحلة:
- تم اقتراح وتوفير منصة للقاءات الإلكترونية كأداة أساسية لاستمرار المحاضرات.
- توفير منصة لإعداد الامتحانات ومشاركة المهمات والمواد التعليمية بين المحاضرين والطلبة.
بالإضافة للجانب الفني ساهمنا بشكل أساسي في عملية التخطيط الكامل لعملية التعليم الإلكتروني، ابتداءاً بتقديم مقترح إجراءات استئناف العملية الدراسية وتفعيل آليات التعليم الإلكتروني والذي تم اعتماده وتنفيذه من قبل إدارة الجامعة. ووضع خطة عمل كاملة تشمل الجوانب الفنية والأكاديمية والأمور المتعلقة بالطلبة، مرفقة بجدول زمني اعتماداً على تقديرنا بناء على جميع العوامل والظروف.
الإعداد والتنفيذ
بعد رسم خطة بأبعاد واضحة، تمت المباشرة في عمليات التجهيز لتفعيل العمل على الأنظمة والبرامج التعليمية مروراً بعدة مراحل:
1- إنشاء حسابات للطلبة للطلاب حتى يتمكنوا من استخدام أنظمة التعليم الإلكترونية
ظهر الفكر المبدع لمركز الحاسوب في هذه المرحلة، حيث قمنا بالتفكير بآلية سريعة وطريقة سهلة لإنشاء حسابات الطلبة، باستخدام بيانات الطلبة التي يملكها مركز الحاسوب والتي يعرفها الطالب نفسه مسبقا، وبذلك تخلصنا من عملية إنشاء كلمات مرور عشوائية والحاجة لتوزيع ونشر هذه البيانات الخاصة على الطلاب بشكل فردي واستبدالها بذكاء بمعلومات تخص الطالب ومعروفة من قبله.
تتلخص خطوات إنشاء حسابات الطلبة كالتالي:
- تجهيز قوائم بمعلومات الطلاب المنتظمين في الجامعة من اسم الطالب، رقمه الجامعي، رقم الهوية، التخصص، الكلية، سنة الالتحاق.
- إنشاء تصنيفات لعناوين البريد الإلكتروني حسب السنة الدراسية لتنظيم الإيميلات وتسهيل الوصول لها واستخراج التقارير.
- إنشاء إيميلات لـ 1500 طالب وترتيبها ضمن التصنيفات الخاصة في أقل من يوم.
- يجدر بالذكر أن العمل بالشكل التقليدي والنمطية ليس من صفات مركز الحاسوب، حيث تم البحث عن طرق وآليات لإضافة وإنشاء هذه الحسابات بشكل مجموعة لتسريع العملية وتقليل المجهود بدلاً من إضافتها بشكل فردي.
- التواصل مع شركة Google لزيادة الحد الأعلى من عدد الحسابات الممكن إضافتها والتمكن من إضافة جميع حسابات الطلاب بدون أي مشاكل.
- الإيعاز لدائرة القبول والتسجيل لإعلام الطلاب بطريقة الوصول لحساباتهم، وتزويد قوائم بها للمحاضرين كلٌ بما يخصه.
- نظراً لفقد بعض الطلاب ونسيانهم لأرقامهم الجامعية، تم تطوير صفحة ويب ليتمكن الطالب من تحصيل الرقم الجامعي الخاص به وعنوان بريده الإلكتروني من خلال إدخال رقم هويته.
- متابعة عمليات الدخول للحسابات وتسجيل ما يقارب 80% من عمليات استخدام الحسابات من قبل الطلبة في أول يوم من نشرها.
2- تجهيز الأنظمة ومنصات التعليم الإلكترونية
بعد اختيار مركز الحاسوب للأنظمة التي سيتم استعمالها في عملية التعليم الإلكتروني واعتمادها، تم العمل على تجهيز هذه الأنظمة وضبط إعداداتها، وتحديد الصلاحيات للطلاب والمحاضرين.
قمنا بالتعرف على كافة إمكانيات هذه الأنظمة واستغلالها بالطريقة الأمثل لتوفير احتياجات الطلبة والمحاضرين في عملية التعليم وتفعيل كافة الخصائص المطلوبة وتحديد صلاحيات الاستخدام للأطراف كلٌ بحسب دوره لضمان سير العملية بشكل سليم.
الجدير بالذكر أن جميع ما سبق تم إنجازه في مدة لا تتجاوز 48 ساعة والتي جعلت عملية التعليم الإلكتروني تبدأ خلال الأسبوع الأول وذلك باستكمال محاضراتهم إلكترونياً عبر هذه الأنظمة بنجاح.
3- تدريب المستخدمين وتزويدهم بفيديوهات تعليمية
لم يغب عن ذهن إدارة مركز الحاسوب أن هذه هي التجربة الأولى لجميع مستخدمي البرامج والأنظمة التي قدمناها، وركز على أهمية تعريفهم وتدريبهم على استخدام هذه الأنظمة والتأكد من تطوير مهاراتهم حتى يمتلكوا القدرة على التعامل معها بسلاسة وفعالية.
انطلاقاً من هدفنا الرئيسي في ديمومة هذا العمل وترسيخ أساسه عند المستخدمين سواء الطلاب أم المحاضرين، وغايتنا في جعلهم جزء أساسي منتج في هذه العملية غير معتمد أو متكل على أطراف آخرين، أكّدنا على أهمية مشاركتهم وتعلّمهم لمهارات استخدام هذه البرامج من خلال تزويدهم بفيديوهات تعليمية معدّة خصيصاً لهم في ظرف زمني قياسي وأثناء عملهم على الأنظمة ومن خلال متابعتنا للصعوبات التي تواجههم، فكان هناك كل يوم فيديو تدريبي جديد يراعي مستواهم وخبرتهم في التعامل مع هذه المنصات.
اعتمدت الفيديوهات على أسلوب الاستخدام المباشر للبرنامج مروراً بجميع أقسامه وتقديم شرح مفصل عنها، تم تقديم فيديوهات للمحاضرين والطلاب تشرح طريقة العمل على البرامج من زاوية الطرفين، وتعدد إنتاج هذه الفيديوهات واختلف محتواها بناء على المراقبة المستمرة للعملية وعلى أكثر الأسئلة تكراراَ وتشابه الصعوبات بين المستخدمين.
قمنا بتجهيز الفيديوهات ونشرها ع اليوتيوب وإرسالها للمستخدمين عبر الإيميل وحثهم على مشاهدتها والاستفادة منها لتسهيل عملهم واستخدامهم للبرامج التعليمية.
يجدر الإشارة أن الفيديوهات كانت ذو قيمة وقدمت إفادة ليس فقط على مستوى الجامعة بل على مستوى العالم، فقد فاق عدد المشاهدات على إحدى هذه الفيديوهات 40,000 مشاهدة في الشهر الأول.
4- توفير وسائل الدعم الفني المتنوعة
التزم مركز الحاسوب بدوره المساند جنباً بجنب الكادر الأكاديمي والجموع الطلابية، وقدم وسائل متنوعة لتوفير المساعدة والدعم الفني لهم.
تم تقديم الدعم الفني للمحاضرين والطلاب من خلال التواصل مع طاقم الدعم الفني المكون من مجموعة موظفين من مختلف دوائر مركز الحاسوب لتلبية جميع أنواع المساعدة وتقديم حلول للمشاكل المختلفة في جميع الأوقات، فقد توفرت المساعدة على مدار اليوم دون توقف.
تنوعت وسائل الدعم الفني لتشمل:
- تواصل عن طريق الإيميل الخاص بالدعم الفني لعملية التعليم الإلكتروني. support@pass.ps
- تواصل مباشر عن طريق الرسائل الفورية، مكالمات الفيديو والصوت من خلال حساب رئيسي على Google Hangouts.
- تواصل عن طريق المكالمات الهاتفية مع أفراد الفريق.
المتابعة والمراقبة
استكملت مرحلة التنفيذ بالمتابعة المستمرة والمراقبة لسير العمل في الأسبوع الثاني، واستخراج الإحصائيات حول أداء والتزام المحاضرين والطلبة واستخدامهم لأنظمة التعليم الإلكتروني، لإعطاء تصور عن مدى تحقق الخطة وتطبيقها.
أظهرت الإحصائيات الأولى إقبال كبير على هذه البرامج من قبل المحاضرين والطلبة وأظهرت مؤشرات مبشرة حول نجاح الخطة وتحقيق الأهداف منها.
تخللت عدة ملاحظات خلال عمليات المتابعة منها:
- ظهور مشكلة في مشاركة المواد العسكرية وتقديم محاضراتها إلكترونياً، فقد ظهر تخوف من الجانب العسكري إزاء خصوصية هذه المواد وصعوبة طرحها عبر الإنترنت، قام مركز الحاسوب بتقديم مقترح مفصّل لحل مشكلة هذه المساقات العسكرية وضوابط إستخدامها وأُخذ بهذا المقترح بشكل كامل وأظهر فعاليته وموازنته بين الحفاظ على خصوصية المواد واستمرار المحاضرات للمساقات إلكترونياً.
- من خلال المراقبة والملاحظة الدورية، أشار مركز الحاسوب لحالات غش حاصلة بين الطلاب، وقام بتزويد الجهات المسؤولة بقوائم معلومات الطلبة المشاركين في عمليات الغش ونبه على ضرورة اتخاذ إجراءات رادعة ومحاسبتهم، نتيجة لذلك، وأخذاً بملاحظة مركز الحاسوب تم تحضير ملف إرشادات بخصوص الغش.
- التقدير المستمر لمسار مسيرة التعليم الإلكترونية، ساهمت باقتراح مركز الحاسوب بإقرار امتحان قصير لتقديم صورة واضحة حول الوضع الحالي وتسهيل عملية اتخاذ القرارات المستقبلية بشأن الامتحانات النهائية، بالإضافة لتوفير قالب امتحانات محضرة مسبقا للمحاضرين تسهل عليهم عملية إنشاء الامتحانات ضمن الضوابط الفنية التي نوه لها مركز الحاسوب.
التحديات و الصعوبات
واجه مركز الحاسوب عدة تحديات خلال فترة العمل على تحضير وتطوير بيئة وأساس لعملية التعليم الإلكتروني، نذكر من أهمها:
1- التجربة الأولى
نظراً لطبيعة جامعة الاستقلال العسكرية وخصوصية نظامها بتواجد الطلاب في حرم الجامعة، لم يسبق أن لجأت لآليات التعليم عن بعد، وكانت هذه تجربتها الأولى في التعليم الإلكتروني التي استدعتها ظروف جائحة كورونا.
انعدام وجود أية تجارب سابقة للجامعة أو خطوط عريضة واضحة لخطة التعليم الإلكتروني كانت من أكبر التحديات التي واجهت الجامعة في مرحلة التخطيط واتخاذ القرارات، لعدم وجود أي مرجعيات سابقة يعتمد عليها. فكان للرؤية الواضحة والإدارة الناجحة لمركز الحاسوب الدور الأساسي في تشكيل حجر الأساس لأساليب التعلم عن بعد.
2- محدودية الوقت
انحصرت عملية التخطيط والتطوير والتدريب لعملية التعليم الإلكتروني كاملة بفترة محدودة غير مسبقة بمراحل تجريبية أو تحضيرية بل تم البدء بالعمل على الأنظمة بشكل فوري متزامن مع إنشاء الخطط.
3- العمل عن بعد
تباعد موظفي الجامعة واضطرارهم للعمل عن بعد وانعدام إمكانية اللقاءات المباشرة في الجامعة، مع عدم تقبل الوسائل الإلكترونية، شكّل تحدي في العمل الجماعي وتوزيع المهمات والمتابعة والتنسيق بين الموظفين.
أهم الأساليب المفتاحية للتغلب على مختلف المعيقات هي ابتكار البدائل وإيجاد أفضل الحلول نجاعة وفعالية، فمن خلال تفعيل منصات اللقاءات الافتراضية لاستمرار التواصل، أصبحت هذه الوسائل بديل أساسي للقاءات الموظفين واجتماعات مجلس العمداء واللجان بشكل دوري معتمد.
4- المهارات الحاسوبية للمستخدمين
الفروقات الفردية في مهارات الطلاب والمحاضرين في التعامل مع الأنظمة والخدمات المحوسبة، كان من أبرز الصعوبات التي يجدر بنا أخذها بعين الاعتبار لوضع آليات تضمن عملهم على الأنظمة بشكل فعال وتخفيف حالة الإرباك.
بوجود العديد من التحديات في ظل الظروف القسرية، لم يتهاون مركز الحاسوب في العمل بجد وذكاء لإتمام العمل بأحسن وجه وتحقيق نجاح مستمر متواصل وتقديم إضافة كاملة متكاملة لعملية التعليم واستحداث تجربة التعليم الإلكتروني على مستوى الجامعة.
وحدة التعليم الإلكتروني
في ظل الحاجة الملحة لوسائل التعليم الإلكتروني وتوجه إدارة الجامعة نحو تطوير أساليب التعليم ودمج التكنولوجيا فيها والتحول نحو مفهوم الجامعة الذكية، تم إقرار إنشاء وحدة التعليم الإلكتروني، لتوفير جميع متطلبات هذه العملية.
تتبع وحدة التعليم الإلكتروني لمركز الحاسوب، حيث تهدف إلى توفير التعليم الإلكتروني باستخدام الأنظمة والوسائل التكنولوجية، وذلك ضمن الإمكانيات واحتياجات الجامعة وبما يتناسب مع وضعها الخاص كجامعة أمنية. ويتلخص دور الوحدة بالمهام التالية:
- توفير وسائل وأنظمة التعليم الإلكتروني بما يشمل المحاضرات والصفوف الافتراضية والامتحانات الإلكترونية.
- الإشراف الفني على عملية تطوير المساقات الإلكترونية.
- تزويد الجامعة بآليات العمل على هذه الوسائل والاشارة للطرق الأمثل لاستغلالها.
- توفير المساعدة والتدريب لكل من المحاضرين والطلاب على استخدام الوسائل الالكترونية.
- توفير التقارير الفنية والاحصائية حول استخدام أنظمة التعليم الإلكتروني المستخدمة.
- المتابعة والمراقبة والإشراف الفني.
- ضبط عملية استخدام هذه الوسائل ضمن سياقها الصحيح ووضع السياسات التي تحقق ذلك.
- المتابعة مع الأطراف ذات العلاقة لإنتاج المضمون الجيد.
- توفير موقع إلكتروني لوحدة التعليم الإلكتروني وتزويده بالبيانات والإرشادات والوسائل المتعلقة بالتعليم الإلكتروني.
تم تطوير وتدشين موقع إلكتروني خاص بوحدة التعليم الإلكتروني يُنشر فيه كل ما يخص عملية التعليم الإلكتروني ضمن الأقسام التالية:
خدمات التعليم الإلكتروني وتشمل:
- وصول سريع لجميع أنظمة التعليم الإلكتروني من صفوف إفتراضية و محاضرات إلكترونية عن طريق الويب وتطبيقات الموبايل.
- خدمة الاستعلام عن الرقم الجامعي للطالب في حال فقدانه.
- توفير المقررات والمواد الدراسية إلكترونياً.
- فيديوهات تعليمية وتدريبية متنوعة تشرح آلية استخدام أنظمة التعليم الإلكتروني بشكل تفصيلي موضح للمستخدمين من المحاضرين والطلاب.
- الأسئلة الأكثر تكرارا بخصوص العمل على الأنظمة وحلول للمشاكل الشائعة.
- خدمات الدعم الفني والتواصل المباشر مع فريق العمل للمتابعة والمساعدة.