نظرة عامة
- ملخص المشروع
تعمل جامعة الاستقلال بنظام الجرد الدّوري السنوي بالآلية التقليدية الورقية، و بالتزام مركز الحاسوب في الجامعة بدوره في الاستغلال الأمثل للتكنولوجيا لتحسين عمل المؤسسة و زيادة كفاءة أدائها، تم العمل على تطوير نظام إلكتروني محوسب بديل للطريقة التقليدية لجرد أصول الجامعة من البنايات و المستودعات يتخلّص بذلك من الجرد يدوياً باستخدام الأوراق بصعوباته وأخطائه و يوفّر برنامج بآلية فعالة، سهلة و سريعة.
- الرؤية و الأهداف
تتمثل الرؤية بإمكانية تحسين نظام الجرد التقليدي الحالي بتقديم حلول تقنية تعتمد على تقنية الباركود لتحقيق عملية جرد أصول المؤسسة خلال فترة زمنية قياسية.
تتلخص أهداف المشروع ب:
- التخلص و الاستغناء عن آلية الجرد الورقية البدائية التي تحتاج لوقت طويل و تستنزف الموارد لإنجاز عملية الجرد بنتائج غير دقيقة تستحمل الخطأ.
- تطوير بديل إلكتروني يضمن سير عملية الجرد بشكل مضمون خالي من مشاكل الطريقة التقليدية.
- جرد كافة أصول الجامعة بأقل مدة ممكنة و بالاستغلال الأمثل للموارد المتاحة.
- اعتماد آلية الجرد الإلكترونية الجديدة لجرد كافة المباني و المستودعات بشكل دائم و مستقبلي.
- مخرجات المشروع
- برنامج إلكتروني تم تطويره بلغة برمجة php و قاعدة بيانات MYSQL يعمل على مختلف الأجهزة يغطي كافة مراحل عملية الجرد ابتداء من البجث عن مسميات الأصول, طباعة لاصق الباركود, قراءة الباركود و إدخال الموجودات.
- تثبيت ملصقات الباركود على كافة الموجودات في الجامعة ليتم استعمالها في كافة عمليات الجرد المستقبلية.
- جرد جميع المباني و المستودعات بالجامعة و إصدار تقارير و ملفات الجرد.
- المحددات والقيود
واجه المشروع بعض المحددات في مرحلة التخطيط والتنفيذ يمكن تلخيصها بالنقاط التالية:
- الكادر البشري
نقص الكادر البشري المؤهل بالخبرة التقنية المطلوبة والمنفتح اتجاه التكنولوجيا وتقبل العمل على البرنامج و اتباع الآلية الإلكترونية الجديدة.
- العامل الزمني
المدة الزمنية المتاحة محدودة جداً مقارنة بالوقت اللازم للتخطيط وتطوير البرنامج الإلكتروني أولاً ومن ثم استعماله لتنفيذ عملية جرد كافة موجودات الجامعة المتمثلة في 8 مباني ومستودعين.
- مسميات الأصول
عدم وجود نظام موحد واضح متفق عليه لمسميات الموجودات لإدخالها وجردها حسب المسمى الخاص بها.
- ضعف الخبرات
صعوبات في تحديد نوع المواد والأجهزة اللازمة لطباعة الباركود باعتبارها التجربة الأولى في استعمال هذه التقنية.
- الجدول الزمني وملخص الميزانية
بعد اجتماع لجنة الجرد كان من المطلوب إنهاء عملية الجرد خلال مدة أقصاها أسبوع والبدء فوراً ضمن الميزانية المتاحة بناء على معطيات الدائرة ا لمالية.
- معايير النجاح
التغلب على كافة المعيقات والتحديات بتحقيق الأهداف المرجوة وإنجاز العمل المطلوب ضمن الوقت والموارد المتاحة.
خطة بدء العمل
- المشاكل و الاحتياجات
تلتزم جامعة الاستقلال بما ينص عليه النظام المالي الفلسطيني بالقيام بجرد المؤسسة بشكل دوري. والتي تعرف بأنها عملية تعداد لكل ما تملكه المؤسسة من العناصر الموجودة فيها خاصة فيما يتعلق بالمخزونات والأصول، بحيث يتم تسجيل كمية كل عنصر بتاريخ الجرد في كشوفات خاصة.
تم إنشاء لجنة للقيام بمتابعة أعمال الجرد والبحث في آلية الجرد الحالية وقابلية تحسينها نظراً للمشاكل الملحوظة الظاهرة في عمليات الجرد السابقة التي اعتمدت على عملية الجرد التقليدي وتسجيل الأعداد يدوياً، من أهم وأبرز المشاكل التي تم نقاشها
- سوء توصيف البنود
يتم حدوث أخطاء عديدة في عملية توصيف وتسمية العناصر نظراً لعدم وجود مسميات موحدة للعناصر والموجودات ومشاركة عدد من العاملين في عملية الجرد، فمن الممكن تكرار تسجيل العناصر بمسميات مختلفة، أو حدوث أخطاء إملائية في تسجيل المسميات، وإهمال الوصف الدقيق للعناصر والاكتفاء بوصف مختصر.
- الوقت والجهد
تتطلب عملية الجرد اليدوية وقت طويل نسبياً بالإضافة لعدد كبير من العاملين للمشاركة في عملية الجرد الموزعة على جميع مباني الجامعة، فقد تستغرق من ثلاثة إلى أربع أسابيع وتحتاج لطاقم موظفين متفرغ لعلميات الجرد في هذه الفترة و من ثم مهمات نقل البيانات الورقية و توثيقها باستعمال الحاسوب.
- الخطأ البشري
يعتمد نظام الجرد اليدوي بشكل كبير على تصرفات الافراد، مما يزيد من احتمال الخطأ البشري. الأفراد قد تنسى تسجيل المعاملات أو ببساطة تخطئ في عدد العناصر. هذه الاخطاء ينتج عنها معلومات غير دقيقة عن المخزونات والتي قد يترتب على أثرها مشاكل أخرى.
- التسجيل الورقي
الاعتماد على الورق في عملية الجرد يعمل على تضخم السجلات والملفات بزيادة حفظ الوثائق والأوراق وبالتالي يتطلب مساحات أكبر ونظم حفظ مختلفة كالأدراج والرفوف والخزائن وبالتالي زيادة التكاليف. أيضاً التسجيل الورقي معرض للضياع وسوء الحفظ.
بعد دراسة مشاكل ومساوئ الطرق التقليدية في عملية الجرد، تبينت الحاجة لابتكار طريقة أكثر فعالية وتسخيرها في عملية الجرد المقبلة. قامت إدارة مركز الحاسوب كجزء من لجنة الجرد بتقديم مقترح نظام جرد إلكتروني محوسب يحل محل الآلية التقليدية ويتخلص من كامل مشاكلها بالإضافة لتقديم تحسينات وتسهيلات لعملية الجرد التي من شأنها رفع كفاءة العمل وتسريع الإنجاز للحصول على نتائج دقيقة
- التحليل و بناء الفكرة
تعتمد الآلية الجديدة لعملية الجرد على تقنية الباركود بحيث يتم اعتماد باركود لكل عنصر من الموجودات باستعمال أرقام تسلسية لمسميات العناصر الموحدة المعتمدة من وزارة المالية, يتم ختم كل عنصر بلاصق الباركود للرقم الخاص به ليقوم الموظفون لاحقاً بقراءة هذه الملصقات باستخدام قارئ الباركود بدلاً من العد اليدوي و إدخال المقروءات للبرنامج الإلكتروني تلقائياً و استخراج تقارير و سجلات خاصة بعملية الجرد و بالتالي النجاح بالحصول على آلية بديلة تحل كافة مشاكل الطريقة التقليدية.
بعد إجماع اللجنة و دعمها للمقترح المقدم, تكفلت إدارة مركز الحاسوب بالاهتمام بالتخطيط للآلية الجديدة و بلورة الفكرة لتناسب كامل احتياجات عمليات
- فريق العمل
تم تشكيل فريق العمل بالاعتماد على مجموعة من الموظفين ضمن مستويات مختلفة, فريق من عدد كبير بخلفية تقنية بسيطة للقيام بأعمال الجرد البسيطة الأساسية و فريق فني مختص للاهتمام بالأعمال التقنية.
اختيار فريق العمل ليشمل أفراد من مختلف الدوائر, حيث وجود الربط يؤدي إلى مزيد من الدقة والضبط في العمل, منهم موظفو المستودع للاستفادة من خبرتهم في طريقة ترتيب و إدارة المخزون و تسهيل عملية الجرد بمساعدتهم, أفراد من دائرة اللوازم, الدائرة العسكرية, الدائرة الرياضية و العيادات الطبية للمساعدة في الموجودات المتعلقة بدوائرهم بالإضافة للعاملين في مركز الحاسوب كأساس الفريق الفني.
- الأدوات و الموارد
يتطلب تنفيذ الآلية حسب الخطة توفير بعض الأدوات و الموارد:
- الأجهزة و المواد:
- طابعة باركود لطباعة رموز الباركود على الملصقات.
- ملصقات باركود للأصول الثابتة ( الأمني ) و التي يصعب إزالتها من على الأسطح المستخدم عليها.
- جهاز خاص لقراءة الباركود (wireless barcode reader)
- أجهزة هواتف ذكية لاستعمال برنامج الجرد الإلكتروني
- ضمان شبكة الويرليس و وصول سريع للانترنت في جميع مرافق الجامعة لتسيهل استعمال برنامج الجرد.
- توفير الموارد البشرية بالأعداد المطلوبة لتشكيل فريق العمل.
التنفيذ و التشغيل
- التطوير التقني و الفني للبرنامج
تم العمل بمنهجية Agile Software Developmentلتناسبها مع الفترة الزمنية المحدودة للمشروع, تركز هذه المنهجية على بناء المنتج على عدة مراحل وبفترات زمنية قصيرة، وتوّلد كل مرحلة نسخة متميزة عن سابقتها بخصائص إضافية.
- المتطلبات
لحل مشكلة عدم وجود مسميات موحدة معتمدة للعناصر والموجودات تم الحصول على قائمة بالمسميات المعتمدة من وزارة المالية المكونة مما يقارب 16,000 مسمى لاستخدامها بتوحيد مسميات الموجودات بين جميع العاملين في نظام الجرد وبالتالي ضمان الدقة والصحة في المدخلات.
لهذه المسميات أرقام تسلسلية بنمط محدد من 3 أقسام تم استعمالها لتشكيل الباركود و من ثم إدخال هذه المعلومات لقاعدة البيانات لاستخدامها لطباعة ملصقات الباركود.
- خصائص البرنامج التقنية
تطوير Web Application ليعمل بشكل متجاوب على مختلف الأجهزة والشاشات، تم برمجته باستعمال لغة البرمجة PHP وقاعدة بيانات MySQL وتطوير الواجهات باستعمال HTML, CSS, jQuery
يتكون من البرنامج من جزئين رئيسيين:
- لوحة التحكم الرئيسية للمدير تحتوي على خصائص متقدمة لإدارة كافة جوانب البرنامج
- واجهات استخدام للموظفين المشاركين في عملية الجرد
- التصميم و قابلية الاستخدام
- الأخذ بعين الاعتبار كافة معايير تجربة المستخدم لفهم احتياجات المستخدمين, تفضيلاتهم و قدراتهم و بالتالي تعزيز و رفع مستوى تفاعل المستخدم بفعالية و سهولة.
- توفير خصائص تدعم سهولة الاستخدام في عمليات الإدخال و البحث كخيارات الإكمال التلقائي و البحث بعدة طرق.
- تصميم شاشات متجاوبة “responsive design” لضمان استخدامه بكفاءة من خلال الهواتف الذكية.
- وظائف البرنامج
تتكون واجهات المستخدمين الأساسية لعملية الجرد من عدة أقسام تقدم الوظائف المرجوة لاكتمال عملية الجرد:
- البحث عن الأصناف
شاشة البحث عن أصناف الموجودات بعدة طرق:
- كتابة المسمى و البحث في خيارات الإكمال التلقائي.
- البحث بإدخال رقم الباركود للصنف و يظهر المسمى المرتبط به.
- الاختيار حسب التصنيفات من قوائم خيارات القسم الرئيسي و الفرعي للصنف.
- طلب طباعة باركود الأصناف
إرسال رقم الباركود المطلوب طباعته مع كمية الملصقات المطلوب طباعتها للموظف المسؤول عن طباعة الملصقات.
- استقبال طلبات طباعة ملصقات الباركود
عرض كافة الطلبات المتلقاة من العاملين بأرقام الباركود والكمية المطلوب طباعتها وتسليمها لصاحب الطلب.
- إدخال كميات الجرد
تتم إدخال كميات الجرد بطريقتين:
- جرد المستودعات: بإدخال رقم الباركود وكمية الصنف الموجود.
- جرد المباني: بإدخال كميات ملصقات الباركود التي تم قرائتها باستخدام قارئ الباركود بشكل تلقائي.
تحتوي واجهة المدير على العديد من المميزات والخصائص المتقدمة لإدارة العملية كاملة أهمها:
- استخراج التقارير و ملفات الجرد
عرض ملفات الجرد واستخراج تقارير ديناميكية عن كافة الأصناف التي تم جردها وإدخالها.
- إدخال أصناف جديدة
إمكانية إدخال أصناف جديدة غير موجودة بالقائمة المعتمدة المدخلة مسبقاً، باتباع نمط أرقام ديناميكي متسلسل مكمل للأرقام الرسمية بإضافة حرف إضافي للتمييز بين الأرقام الرسمية والأرقام التي تم انشائها ذاتيا.
- التعديل والحذف للمدخلات
إمكانية إدخال أصناف جديدة غير موجودة بالقائمة المعتمدة المدخلة مسبقاً، باتباع نمط أرقام ديناميكي متسلسل مكمل للأرقام الرسمية بإضافة حرف إضافي للتمييز بين الأرقام الرسمية والأرقام المستحدثة. بالإضافة لإمكانية تعديل المدخلات و المرونة في تصحيح أخطاء الجرد.
- فتح أكثر من ملف جديد
إدارة عمليات الجرد بإمكانية إنشاء ملفات جرد متعددة بتصنيفات و إغلاقها عند انتهاء عملية الجرد.
- قراءة نتائج الجرد من ماسح الباركود
سحب بيانات الجرد من جهاز قارئ الباركود بشبكه بجهاز الحاسوب عند طريق usb cable و رفع الملفات للبرنامج لإدخالها بالشكل الصحيح لملف الجرد الخاص بها.
- الأنشطة و المهام
تم تقسيم فرق العمل للجنتين, إحداههما لجنة مسؤولة عن جرد المستودعات و أخرى لجرد مباني الجامعة.
توزيع العمل بين الأفراد في اللجان و تقسيم المهام كالتالي:
- طلب طباعة ملصقات الباركود بحسب الموجودات في كل قسم و مبنى و إلصاقها.
- طباعة ملصقات الباركود وتسليمها لصاحب الطلب.
- جولة في جميع مباني الجامعة لقراءة جميع ملصقات الباركود باستعمال ماسح الباركود.
- عد كميات العناصر في المستودعات و إدخالها في شاشة الإدخال بالبرنامج لاختلاف آلية جرد المستودعات عن المباني.
- سير عملية الجرد
سارت عملية الجرد بمسارين منفصلين بشكل متوازي لجرد المباني و جرد المستودعات.
- جرد المباني
- تبدأ العملية بقيام الفريق المتكون من 20 شخص، المسؤول عن زيارة كافة المباني لفحص أعداد الأصول التي بحاجة لباركود والبحث عنها بالبرنامج وإرسال طلب طباعة بالأعداد المطلوبة.
- يقوم الشخص المسؤول عن طباعة الملصقات بمتابعة شاشة استقبال طلبات الطباعة و طباعة ملصقات الباركود و تسليمها للفريق الأول.
- يعمل الفريق الأول على إلصاق الملصقات المستلمة على الأصول و الموجودات كل بما يناسب المسمى الخاص به.
- يقوم الشخص المسؤول عن استخدام قارئ الباركود بزيارة كافة المباني و قراءة أرقام الباركود الموجودة على الأصول كاملة.
- يتم تسليم قارئ الباركود للشخص الفني المسؤول عن إدارة البرنامج لإدخال البيانات كاملة من القارئ لقاعدة بيانات البرنامج و استخراجها كملفات جرد.
- جرد المستودعات
تختلف آلية الجرد بالمستودعات و المخازن.
- تبدأ العملية بقيام فريق العمل المكون من أفراد المستودع بتحديد الأصناف لطباعة ملصقات باركود و إرسال طلب طباعة.
- ليقوم المسؤول في المستودع بطباعة الملصقات و تسليمها للفريق الأول بالمستودع.
- يتم إلصاق الملصقات بآلية معينة على الرفوف والخزائن وعد محتويات العناصر وإدخال رقم الباركود مع الكمية باستعمال شاشة إدخال الجرد للمستودع من خلال الهواتف الذكية.
- يقوم مدير النظام باستقبال ومتابعة قراءات الفريق لضمان سير العمل.
المراقبة و التطوير
- التغذية الراجعة و التحسينات
تضمين نشاطات التغذية الراجعة والمراقبة في مراحل العمل على النظام للمساعدة في تقييم النظام وتعديل الأداء ليصل إلى درجة الأداء الأمثل للوصول نحو تحقيق الأهداف المطلوبة.
كان للفريق الفني دور أساسي في مراقبة و متابعة كيفية استخدام البرنامج بين أفراد فرق العمل بمختلف المهمات, و الذي ساعد بتحديد مشاكل الاستخدام و اكتشاف أخطاء الإدخال. فتم العمل مثلا على تطوير عدة طرق بحث عن الأصناف بعد ملاحظة الفريق صعوبة في عملية إيجاد مسميات الأصناف ضمن قائمة طويلة.
و من ناحية أخرى ساهمت مشاركة مستخدمي البرنامج في مرحلة التنفيذ بتقديم الاقتراحات و المشاكل و التي أخذت بعين الاعتبار أيضاً للعمل على تحسين وتطوير و إيجاد حلول فورية تحسن من مستوى الأداء بما يناسب احتياجاتهم.
- ضمان سير العمل
لم يتوانى فريق عمل إدارة مركز الحاسوب عن الاستمرار بمتابعة الفريق كامل لضمان سير العمل و حل المشاكل و تقديم خدمات أفضل في جميع مراحل عمليات الجرد.
كان دور المسؤول عن إدارة لوحة تحكم النظام بمتابعة كافة المدخلات و التأكد من صحتها و دقتها, و التواصل مع الأفراد العاملين في حال حدوث أي أخطاء في عمليات الإدخال و تعديلها بشكل بسيط و فوري بمساعدة لوحة التحكم بخصائصها الشاملة لإدارة جوانب العمل و متابعتها كافة.
إنهاء المشروع
- تسليم المخرجات
تزامن إنهاء عمل الفريق الميداني بإلصاق ملصاقات الباركود وقراءتها مع إنهاء فريق عمل المستودع من إحصاء أعداد الأصناف في المخزن وإدخال نتائج جردها باستعمال البرنامج.
بعد التأكد من الانتهاء من عمليات الجرد في جميع مرافق الجامعة, تم إغلاق ملفات الجرد و استخراج تقارير فورية من خلال لوحة تحكم النظام تشمل كافة معلومات الجرد عن الموجودات و أعدادها و أماكن تواجدها.
تم تسليم ملفات الجرد بصيغة PDF تم تخزينها على قرص CD ومطبوعات ورقية لإدارة الجامعة إعلاناً بذلك عن إنهاء عمليات جرد أصول جامعة الاستقلال كاملة.
- الإنجازات المحققة
نالت آلية عمل النظام إعجاب إدارة الجامعة وتم اعتماده كآلية للجرد الدوري، ومكافأة كافة العاملين والمشاركين بنجاح العمل الذي حقق أهم الإنجازات المتمثلة في:
- اعتماد مسميات موحدة معروفة لكافة موجودات الجامعة.
- تثبيت وإلصاق الموجودات بملصقات الباركود تمهيداً لتسهيل عمليات الجرد في السنوات القادمة بتقليص العملية بالإكتفاء بقراءة الملصقات باستعمال ماسح الباركود.
- الالتزام بإنهاء المشروع و تسليم المخرجات بوقت قياسي ضمن الوقت المحدد.
- استخراج ملفات وتقارير الجرد في غضون ثوان معدودة.
- تطوير آلية جرد إلكتروني بنظام الباركود كإطار أساسي ناجح للاعتماد عليه في عمليات الجرد المستقبلية.