يستبدل برنامج طلبات اللوازم الإلكترونية عمليات الطلبات الورقية المستنزفة للموارد والوقت، ليشمل عمليات طلبات اللوازم ومتابعتها من حين بدئها لحين استلامها مروراً بكافة الإجراءات والتسلسل الإداري المعتمد.
يشمل برنامج طلبات اللوازم عدة خصائص مميزة منها متابعة الاستهلاك السابق للموارد، تنظيم عمليات طلبات الشراء، متابعة حالة الطلب ومكان وصوله بشكل تفصيلي، استخراج تقارير ديناميكية دورية.
تعتمد آلية الاستلام على نظام باركود، بحيث يتم استلام الطلبات من خلال بطاقة الاستلام الخاصة بكل دائرة.
أهم مميزات البرنامج:
- التخلص من آلية طلبات اللوازم الورقية الغير مجدية و استبدالها ببرنامج إلكتروني يشمل كافة الإجراءات اللازمة، بشكل سريع، منظم، موثّق و عملي.
- حل مشكلة فقدان الطلبات الورقية، و الاستغناء عن الحاجة للاحتفاظ بها لكون البرنامج يعمل على أرشفة إلكترونية لجميع الطلبات بشكل يسهّل البحث و الوصول لأي طلب لوازم.
- ترابط عمل الدوائر ذات العلاقة ضمن برنامج إلكتروني واحد يحسّن من كفاءة العمل.
- الالتزام بنظام الصلاحيات للمستويات الإدارية المختلفة، يمكّن من إتمام المهام و المسؤوليات المفوضة لمستخدمي البرنامج.
- متابعة سير طلب اللوازم و معرفة مكان و تاريخ وصوله للجهات المسؤولة.
- المرونة في التعديلات على الطلب ضمن نظام الصلاحيات و إشعار صاحب الطلب بتفاصيل أي تعديل حاصل.
- سجل بجميع الحركات و التغييرات الحاصلة على الطلب بتوثيق التعديلات، الملاحظات و تغيير حالة الأصناف بالتاريخ و الجهة.
- تتبع تفصيلي لجميع بنود أصناف الطلب، لمعرفة حالة كل صنف على حدى.
- اعتماد بطاقة استلام موحدة خاصة بكل دائرة تعمل بالباركود يتم استعمالها للاستلام من المستودع.
- المساعدة في اتخاذ قرارات الصرف و الشراء من خلال إتاحة مراقبة الاستهلاك السابق للدوائر.
- تكامل و ربط برنامج طلبات اللوازم مع برنامج الدعم الفني لإشعار الدوائر الخدماتية عند الحاجة.
- دمج إفادة الدوائر اللازمة على الطلبات لتصبح إلكترونية من خلال البرنامج.
- الاعتماد على البيانات الموثقة و الموحّدة من مركز المعلومات للموظفين و الدوائر.
- توفير مولد للتقارير مرن يمكن من خلاله استخراج أي معلومة يحتاجها مستخدم النظام عن الطلبات بشكل خاص خلال فترة معينة, لدائرة, بأصناف و حالات الطلبات أو استخراج تقارير عامة شاملة.
- مستوى عالي من الأمنية على البيانات من خلال تعريف المستخدمين وصلاحياتهم وكلمة السر الخاصة و استخدام التشفير الكامل SSL
- واجهات استخدام مصممة بدقة بما يراعي سهولة الاستخدام و التعامل مع النظام بسلاسة بدون أي تعقيد و معيقات.